Ein professionelles Records Management ist ein zentraler Baustein einer guten Organisationsführung. Es ermöglicht den Überblick über alle organisationsweiten Daten und Geschäfte und es macht Daten rasch auffindbar. Es kontrolliert und kanalisiert das Datenwachstum und ermöglicht periodische und effiziente Aussonderungen der digitalen Ablagen. Gleichzeitig bildet es die Voraussetzung für eine digitale Langzeitarchivierung.
Unsere Sicht auf Records Management orientiert sich am Ziel einer umfassenden Informationsverwaltung und an der Rücksichtnahme auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation.
Unsere Dienstleistungen zielen darauf ab, Ihre Bedürfnisse, vorhandenen Ressourcen und betriebsspezifischen Eigenheiten mit rechtlichen und fachlichen Vorgaben, Normen und Standards in Einklang zu bringen. Am Anfang steht eine sorgfältige Analyse der vorhandenen Situation. Darauf gestützt erarbeiten wir ein passendes Gesamtkonzept für Ihre Organisation. Mit Ihnen zusammen erarbeiten wir ein massgeschneidertes Ordnungssystem sowie entsprechende Organisationsvorschriften. Anschliessend unterstützen wir Sie bei deren Umsetzung sowie im Alltag der Informationsbearbeitung.
Projektorganisation: Eine gute Projektorganisation ist das A und O bei einer Records-Management-Einführung. Wir legen grossen Wert auf das gemeinsame Festlegen von Projektzielen, auf den Einbezug aller relevanten Akteure und eine gründliche und realistische Terminplanung.
Analyse: Bevor wir mit einer Reorganisation starten, analysieren wir sorgfältig Ihre Informationsbedürfnisse, die vorhandenen Daten und Prozesse und erfassen die aktuelle Praxis der Informationsverarbeitung Ihrer Organisation.
Ordnungssystem: Wir erarbeiten mit Ihnen zusammen ein auf Ihre Organisation zugeschnittenes nach Aufgaben und Tätigkeiten strukturiertes und personenunabhängiges Ablagesystem, indem wir alle relevanten Tätigkeiten und Akteure Ihrer Organisation einbinden.
Organisationsvorschriften: Das beste Ordnungssystem greift nicht ohne klare Regeln und Vorgaben. Die Organisationsvorschriften regeln Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Abläufe. Auf Wunsch helfen wir bei der Definition von weiteren Werkzeugen für den Alltag der Informationsverarbeitung.
Beschaffung eines Records-Management-Systems: Softwareunterstützung bei der Umsetzung von Ordnungssystem und Organisationsvorschriften kann sinnvoll sein, bedingt aber eine sehr sorgfältige Vorbereitung. Wir helfen Ihnen, diesen Prozess in die Wege zu leiten, eine geeignete Fachanwendung auszuwählen und in Ihrer Systemumgebung zu integrieren.
Einführung von Records-Management: Wir führen für Ihre Organisation Information und Schulungen durch, leisten Überzeugungsarbeit bei den Mitarbeitenden und holen kritische Akteure ins Boot. Auf Wunsch helfen wir auch bei der Ablösung der alten Datenverwaltungssysteme.
Unterstützung im Informationsalltag: In einigen Fällen, kann eine schrittweise Einführung eines Records Managements sinnvoll sein, um den Weg für ein umfassendes Records Management zu ebnen. Wir helfen Ihnen dabei Ihr bestehendes System zu verbessern, Baustellen und Problemfälle zu beheben oder grundlegende, einfache Reglemente einzuführen.